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8 dicas essenciais para uma comunicação efetiva e de qualidade

15/01/2019

A capacidade de comunicar informações complexas é uma das principais características que nos definem como seres humanos. Somos capazes de expressar emoções profundas, diferenciar conceitos sutis, descrever fenômenos da natureza e motivar pessoas com a força de nossas palavras. Mas por que a comunicação tantas vezes ainda é um problema?

No mercado de trabalho, entre amigos ou mesmo em casa, quanta coisa é dita sem haver de fato uma conexão? Quantas vezes entendemos ou somos entendidos de forma até contrária ao que foi pretendido?

A resposta para essas questões se resume a uma afirmação: nem toda comunicação é efetiva. A efetividade é uma competência que precisa ser desenvolvida. A seguir, daremos algumas dicas de como fazer isso.

Leia também: Para comunicar com eficiência, é preciso posicionamento

Comunicação efetiva x comunicação assertiva

Todo mundo se comunica de alguma forma. A diferença é que algumas pessoas se comunicam melhor do que outras. Pesquisas mostram que bons comunicadores são mais bem preparados para serem empreendedores de sucesso, recebem remunerações maiores, têm melhor autoestima e até casamentos mais duradouros.

O que essas pessoas fazem de diferente é colocar alguns conceitos simples em prática, mas que têm enorme peso na transformação das relações humanas. Essa transformação pode ser explicada pela distinção entre as ideias de “efetividade” e “assertividade”.

Embora sejam comumente tratadas como sinônimos, os termos têm conotações próprias. Efetividade, segundo o dicionário, quer dizer: qualidade ou estado do que é efetivo, capacidade de produzir um efeito real. Já assertividade é a qualidade de quem tem ou pratica asserção, que nada mais é do que uma declaração.

Um estilo de comunicação efetivo procura conduzir o interlocutor a determinado efeito. Tem objetivo definido e, para isso, leva em consideração a mensagem e a forma de apresentá-la adequadamente. Do outro lado, quem apenas declara coisas sem objetivo e sem cuidado corre o risco de gerar atritos e não chegar a lugar algum. No contexto empresarial, isso implica desgaste da equipe, perda de produtividade e falha em alcançar as metas.

Para evitar esses problemas, confira agora as dicas para melhorar sua comunicação.

Leia também: 5 tipos de canais de comunicação para atingir diferentes gerações

Dicas para ter uma comunicação efetiva

Como qualquer competência, a efetividade na comunicação exige treino e foco constante para se desenvolver. Você não precisa ser líder de empresa ou falar para grandes públicos para se comunicar bem, basta fazer de cada interação uma oportunidade de melhoria pessoal e profissional.

Ou seja: pratique, pratique e pratique!

  1. Vá direto ao ponto

A dica número um não poderia ser diferente, porque ir direto ao ponto envolve mais do que objetividade. Antes de começar a se expressar você precisa saber claramente qual é o ponto aonde quer chegar. Digamos que uma tarefa esteja sobrecarregando você e que deseje comunicar isso a um superior. Qual é a solução esperada para resolver isso?

Em vez de dizer: Estou cansado e não aguento mais essa tarefa.

Tente: Preciso de apoio ou de mais prazo para concluir essa tarefa.

 

Ir direto ao ponto também evita mal-entendidos, especialmente na hora de comunicar expectativas a alguém.

Em vez de dizer: Seria bom se esse relatório ficasse pronto o quanto antes.

Tente: Este relatório precisa estar pronto até quinta-feira às 18 horas.

 

  1. Utilize a persuasão positiva

Em seu clássico livro, “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas”, Dale Carnegie traz diversas técnicas de como utilizar a persuasão para ser entendido e, sobretudo, atendido. O autor mostra como a influência pode ser algo positivo quando aproxima as pessoas, como ao fazer o outro se sentir importante para que se torne mais receptivo à sua mensagem.

Em vez de dizer: Você está deixando o projeto todo nas minhas costas!

Tente: Sua participação é fundamental para o sucesso deste projeto.

 

  1. Tenha conhecimento do que fala

Poucas coisas enfraquecem mais um debate do que achismos. Em reuniões, isso pode representar perdas de grandes oportunidades. Então se prepare para diferentes situações, amplie seu conhecimento técnico na área de atuação, leia fontes confiáveis e refine seus argumentos constantemente. Ainda assim, quando não tiver certeza de algo, é melhor deixar claro que não sabe.

Em vez de dizer: Então, pois bem… Acho que essa não é uma boa decisão.

Tente: Preciso de mais informações para saber se essa é a melhor opção.

 

  1. Reflita bem sobre suas palavras

A escolha criteriosa das palavras é fundamental de duas formas: dar um sentido exato à mensagem e respeitar as outras pessoas. Muitas expressões que antes eram comuns, hoje já não são mais aceitáveis em ambientes de trabalho ou em quaisquer outras situações por serem desrespeitosas a gênero, cor, religião etc.

 

  1. Ouça as pessoas

Comunicação é conexão. Ao comunicar, você cria um canal de mão dupla e deve prestar tanta atenção no outro quanto em si. Muitos conflitos podem ser evitados com o simples hábito de pressupor menos e perguntar mais. Ouça o outro lado, procure entender o que o leva a pensar ou agir desta ou daquela forma e responda com um argumento de acordo.

Em vez de dizer: Isso não faz o menor sentido!

Tente: Você poderia me explicar melhor seu pensamento?

 

  1. Pratique a empatia

Colocar-se no lugar das outras pessoas é mais um sinal de inteligência emocional e de respeito ao próximo. É tirar o foco de si e fortalecer sua relação com o outro, evitando a passividade ou a agressividade excessivas. Além disso, quando se parte do que mais interessa à outra parte, o seu lado é mais facilmente aceito.

Em vez de dizer: Ah, todo mundo tem problemas…

Tente: Entendo como é difícil se sentir assim.

 

  1. Preste atenção ao próprio corpo

Muito da comunicação ocorre em um contexto não verbal. Mesmo que tenha domínio sobre o que fala e meça bem cada palavra, seus gestos e seu tom de voz podem contradizer você. Manter a postura e a voz calma, mas firme, reforça seu poder de persuasão.

 

  1. Escolha o momento certo

Quando se tem empatia pelo outro e conhecimento de si, cria-se uma sensibilidade para avaliar o melhor momento de se manifestar. Afinal, a ideia certa na hora errada pode ser ignorada ou perdida. Às vezes é preciso ceder a fala a outra pessoa até que ela termine, noutras é necessário dar tempo para acalmar os ânimos — só a leitura atenta do contexto poderá dizer.

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