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Inovação

Método Kaizen e o conceito da melhoria contínua

22/10/2019

Mudanças organizacionais costumam ser um tema difícil dentro das empresas. A complexidade das aplicações e a resistência a novos processos e práticas criam a tendência de abandono do projeto no meio do caminho.

Uma solução para esse problema vem do Japão. O método Kaizen procura estabelecer uma cultura de melhoria contínua dentro da organização por meio de pequenas ações cotidianas. Essa filosofia foi responsável pelo sucesso da Toyota e de outras gigantes internacionais, como Ford e Pixar, e pode ser aplicado a qualquer momento também na sua empresa. E o melhor: de forma ágil e com baixo custo.

Como surgiu o método Kaizen

Para saber no que se diferencia a proposta do método Kaizen, é preciso entender o contexto no qual ele foi desenvolvido.

Logo após a Segunda Guerra Mundial, o Japão tinha urgência de produzir com o mínimo possível de recursos. Nessa época, tanto ali quanto nos Estados Unidos, as fábricas não possuíam o investimento nem o tempo necessários para implementar processos grandiosos que otimizassem a produção. O ideal é que essas mudanças pudessem ocorrer em apenas um dia e sem gastar muito.

O contato com o mercado americano e a participação de professores de gestão dos EUA enviados ao Japão inspirou o Kaizen aplicado aos negócios. “Kaizen” significa “mudança para melhor”, ou ainda “melhoria contínua”. Na prática, quer dizer que pequenas evoluções, quando feitas com constância e por todos, têm um grande impacto no futuro da organização. 

Essa filosofia foi crucial para o crescimento de empresas japonesas como a Toyota e foi popularizada mundialmente por Masaaki Imai no livro “Kaizen: A Estratégia para o Sucesso Competitivo”, de 1986. Ele criou também o Instituto Kaizen, hoje presente em mais de 60 países.

Na Toyota, por exemplo, o Kaizen foi aplicado por meio de grupos de controle de qualidade em todas as etapas de produção dos carros. Os próprios trabalhadores de cada função tornaram-se responsáveis por elaborar e praticar pequenos aprimoramentos todos os dias. Ao longo do tempo, isso contribui para a maior cooperação entre os funcionários, elevação da moral da equipe e ganhos em qualidade de produtos e serviços.

Leia também: Como capacitar seu time de vendas em momentos de crise

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Princípios dessa filosofia

Caem as propostas de processos revolucionários que não saem do papel e as ordens de cima para baixo, entra uma forma de melhoria contínua muito mais realista e mais democrática. Ao colocar a responsabilidade de buscar o aprimoramento nas mãos de quem realmente executa cada atividade, a empresa valoriza o colaborador e fomenta uma cultura de busca por excelência.

Segundo o Instituto Kaizen, essa filosofia apoia-se em cinco pilares:

  • Conheça o consumidor: identifique os interesses dos clientes para melhorar a experiência deles;
  • Reduza o desperdício: todos na empresa devem ser responsáveis por gerar valor e reduzir o desperdício de recursos, de materiais e de tempo;
  • Aproxime-se da produção: para mudar algo, é preciso viver sua realidade. Esteja perto do chão de fábrica ou do escritório para saber quais mudanças são necessárias na geração de valor;
  • Empodere todos os colaboradores: organize times para trabalharem segundo o método Kaizen, com metas e ferramentas apropriadas para alcançarem-nas;
  • Seja transparente: dados são a melhor forma de tornar as melhorias tangíveis e visíveis.

Embora o Kaizen tenha surgido em um contexto industrial, ele pode ser aplicado em empresas de todos os segmentos e até no âmbito pessoal.

De acordo com um relatório da TINYpulse sobre a falta de engajamento de colaboradores, os maiores incômodos deles são dificuldades técnicas com softwares e outras ferramentas, interrupções no ambiente de trabalho, má comunicação, falta de treinamento e processos desorganizados e com perda de tempo. A aplicação do Kaizen poderia resolver essas questões, uma vez que eles próprios teriam autonomia para propor e executar soluções que afetam diretamente a produtividade.

Veja como usar dados a favor do seu negócio.

O método Kaizen serve da fábrica ao escritório até a vida pessoal. (Foto de Xi Wang via Unsplash.)

Como aplicar o Kaizen

Vale ressaltar que o Kaizen é uma filosofia e não uma ferramenta em si. Para sua aplicação, é necessário usar ferramentas próprias como o ciclo PDCA.

  • Plan / planejar: quando uma equipe reúne-se para discutir problemas ou possibilidades de desenvolvimento, propondo soluções e um plano de ação;
  • Do / fazer: as pessoas que executam aquelas funções levam à frente o plano elaborado;
  • Check / conferir: avalia-se em dados se o resultado da ação foi o esperado, de forma transparente e tangível;
  • Act / agir: se houve melhora, o novo processo é padronizado na empresa; se não, é ajustado em um novo plano.

Esse funcionamento envolve a criação de equipes e a formação de responsáveis por elas. Muitas soluções poderão ser colocadas em prática pelos colaboradores do setor, como a economia de recursos materiais e ambientais utilizados ou uma disposição mais eficiente dos equipamentos no ambiente de trabalho. Outras, no entanto, como a aquisição de novas ferramentas digitais, devem ser repassadas pelos responsáveis a outros setores.

Kaizen, além de um processo contínuo em diversas áreas, pode ser também focado para abordar problemas específicos. Isso é conhecido como kaizen blitz ou kaizen burst, em que a equipe concentra seu trabalho por três a cinco dias em procurar soluções práticas e de baixo orçamento para tal problema.

O importante é que os gestores forneçam condições para que as melhorias propostas sejam aplicadas, pois dizem respeito ao desempenho da própria empresa.

Benefícios

O método Kaizen busca três grandes benefícios para um negócio: reduzir o desperdício, aumentar a qualidade e elevar a satisfação da equipe. É um conceito que valoriza o aspecto humano e individual dos colaboradores em rumo ao desenvolvimento contínuo, com mudanças em pequena escala e rápidas de pôr em prática, mas que terão enorme impacto no futuro da companhia.

Traduzindo essas vantagens em termos materiais, há uma grande economia para a empresa. Poupa-se em gastos com reparos, economiza-se tempo e recursos para a produção e aumenta-se a produtividade com funcionários mais felizes.

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