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Comunicação

Como se preparar para uma reunião on-line e quais ferramentas usar

07/10/2019

Não dá para negar que a internet mudou mesmo a forma como nos comunicamos. Hoje, já não é mais necessário estar com todos o players reunidos na mesma sala para tomar decisões ou fechar negócios. As reuniões on-line são também uma ótima forma de economizar recursos, uma vez que as presenciais despendem gastos. Atualmente, basta um dispositivo com câmera conectado à internet e, pronto! Independentemente do local, todos estão juntos, ao mesmo tempo.

Neste artigo, você conhecerá alguns dos serviços de videoconferência mais utilizados por empresas de todos os portes, além de dicas de como tornar a reunião mais produtiva e com menos ruídos de comunicação. 

4 dicas de como se preparar para uma reunião on-line

Antes de escolher o serviço mais adequado para a sua reunião on-line, confira algumas dicas que vão ajudar a  tornar a sua videoconferência muito mais produtiva:

1. Prepare o ambiente

A grande vantagem de poder se comunicar pela internet é poder falar de qualquer lugar, certo? Certo, mas não muito. Ter um ambiente preparado para dar atenção exclusiva aos participantes é o primeiro passo para uma reunião bem-sucedida, além de mostrar que o seu foco está todo na conferência.

Quem trabalha em casa deve ter atenção redobrada. O professor Robert Kelly descobriu isso na prática, quando teve sua entrevista à BBC interrompida pelos filhos. O vídeo, claro, se tornou viral:

2. Faça uma pauta 

Todo mundo já sobreviveu a uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Não faça com que os players da sua call pensem o mesmo quando desligar a chamada! Para que isso não aconteça, a preparação é fundamental. Elabore uma lista com os assuntos que serão tratados na chamada, cuide e lembre-se: reunião eficiente é aquela que tem hora para começar e para acabar.

É interessante, também, delimitar o tempo de cada assunto. Assim, evita-se que um ponto se estenda e a reunião acabe sem todos os tópicos terem sido tratados.

3. Respeite o delay

Sabe quando há uma entrada ao vivo no jornal e há uma demora entre a fala do apresentador e o entendimento do repórter em campo? Esse tempo é chamado de delay. E ele também acontece na internet, por melhor que seja a conexão.

É importante entender esse atraso para evitar que os participantes falem simultaneamente. Ao terminar de falar, espere uns segundos pela reação do interlocutor. Algumas ferramentas têm o recurso de “levantar a mão”, que busca organizar a ordem de fala.

4. Use fones de ouvido

Contar com o microfone do computador ou do smartphone pode fazer com que todos os ruídos do ambiente sejam retransmitidos. Enquanto isso, o microfone do fone de ouvido próximo à boca, faz com que a sua voz fique em primeiro plano, deixando a comunicação e o entendimento mais limpos. Ainda quanto ao som, verifique na ferramenta on-line utilizada como deixar o seu microfone no mudo quando não estiver falando. Dessa forma, os ruídos que possam “vazar” não irão distrair o interlocutor. 

4 serviços disponíveis para realizar uma reunião on-line

Agora que você já sabe como deixar tudo pronto, só falta escolher a ferramenta mais adequada para a sua reunião on-line. Estas 4 são as mais utilizadas em todo o mundo:

1. Hangouts 

O serviço do Google+ permite que você converse simultaneamente com até 10 pessoas. E, boa notícia: o serviço é totalmente gratuito.

Para utilizá-lo, basta ter conexão com a internet, uma conta no Google e baixar o plug-in. O que é uma grande vantagem, afinal, tudo é feito em nuvem, diretamente no navegador.

2. Skype

Uma das soluções mais conhecidas, o Skype tem versões paga e gratuita. O Skype for Business é um dos recursos pagos mais populares e tem ferramentas exclusivas para videoconferências. As chamadas Voip para não usuários do Skype também exige que sejam inseridos créditos para sua utilização.

Uma das funcionalidades mais interessantes do Skype é o Translator, que traduz conversa em tempo real.

3. Zoom

O Zoom trabalha integrado ao seu sistema de calendários e possibilita vídeos em HD e áudio de alta qualidade. Permite, também, que as telas sejam compartilhadas, o que é ótimo para quem precisa fazer apresentações remotas. Assim como o Skype, permite a utilização gratuita e disponibiliza recursos exclusivos na versão paga.

4. Teams

O Teams tem um recurso interessante para quem vive quebrando a cabeça sobre qual o melhor “cenário” para a sua reunião on-line: a opção de borrar o fundo. Se o professor Kelly estivesse usando esta ferramenta durante a sua entrevista, o resultado teria sido este: 

Fonte: TecMundo

O Whiteboard é mais um recurso que facilita a vida de quem precisa de outros recursos visuais para explicar ideias. Com ele, é posicionado um quadro branco digital que permite que os participantes desenhem esquemas ou façam anotações.

Reunião on-line é fundamental para um follow up de sucesso

Mesmo que uma reunião on-line economize dinheiro, existe outro recurso que deve ser otimizado sempre que possível: o tempo. De nada adianta realizar várias reuniões por dia e nenhuma delas converter leads em clientes. Para minimizar esse risco, definir o que é um lead qualificado para venda é essencial, assim como um posterior follow up acompanhado de perto pela equipe de vendas.

A reunião é um dos pontos principais do follow up, pois mostra que a sua empresa está dedicando tempo à solução do cliente. Se a sua equipe ainda não trabalha com este conceito, recomendamos a leitura do artigo: Follow up de vendas: o que é e como implementar para converter mais. Boa leitura!

 


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