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Aumente sua produtividade com a metodologia 5W2H

30/01/2020

No dia a dia da empresa ou na vida pessoal você já se perdeu em meio a um projeto sem saber os próximos passos? Tem dificuldade de delegar responsabilidades e explicar tarefas para outras pessoas? Então precisa conhecer a metodologia 5W2H.

Essa é uma ferramenta gratuita, versátil e rápida de aplicar. Com ela, é possível aumentar a produtividade e reduzir erros em processos. Descubra como funciona a seguir.

O que significa 5W2H?

A metodologia é mais simples do que parece à primeira vista, com essa mistura estranha de letras e números. 5W2H é uma sigla do inglês que representa sete perguntas diferentes. Quando aplicadas a um projeto, as respostas dão uma visão muito mais clara do que deve ser feito.

As sete perguntas de 5W2H são:

  • What / O quê?: é o objetivo que se pretende alcançar. Pode ser material, como criar um produto, ou imaterial, como melhorar algum KPI da empresa.
  • Why / Por quê?: é a necessidade ou interesse que inspirou o objetivo.
  • When / Quando?: é o prazo em que o objetivo precisa ser alcançado.
  • Where / Onde?: é o ambiente onde ocorrerá o projeto. Novamente, pode ser material, como determinada sede ou setor da empresa, ou imaterial, a exemplo de ambiente virtual.
  • Who / Quem?: são os responsáveis pela execução do projeto.
  • How / Como?: são os modos e etapas para alcançar o objetivo.
  • How much / Quanto?: é o orçamento destinado para a realização.

Simples, não é mesmo? Mas ter sempre essas perguntas em mente faz uma enorme diferença no aumento da produtividade. Isso porque você pode dedicar mais tempo à execução em vez de tentando descobrir o que fazer.

Também vale ler: Método Kaizen e o conceito da melhoria contínua

Aplicando a metodologia 5W2H

A beleza da metodologia 5W2H está justamente nessa simplicidade. Ela é uma ferramenta que não precisa de equações elaboradas nem de softwares. Muitas vezes, pode ser feita apenas com papel e caneta.

Você pode fazer essas perguntas a si antes de delegar tarefas à equipe, reduzindo o risco de mal-entendidos ou definições imprecisas. Assim, o time não se perderá mais em confusões sobre quem é responsável por determinada função ou como ela deve ser feita. São esses atritos de entendimento que reduzem a produtividade — tão comuns no dia a dia de uma empresa.

Por outro lado, você pode usar esse modelo 5W2H para propor melhores perguntas quando precisar de esclarecimentos. Desse modo, é capaz de preencher as lacunas que realmente importam para a entrega de um projeto.

Sempre que fizer esse exercício, registre as respostas e deixe-as acessíveis a todos os envolvidos para conferir depois se tudo foi feito conforme o planejamento estratégico. Isso pode ser registrado em um documento de texto, em uma planilha ou em um slide como este abaixo.

Modelo das perguntas 5W2H para preencher. (Adaptado do Business Model Canvas).

Exemplos práticos para aumentar sua produtividade

Para comprovar como é fácil aplicar a ferramenta 5W2H, vamos colocá-la em prática em dois contextos diferentes de negócios: elaborar um briefing e abrir uma vaga de emprego.

Exemplo 1: briefing

Elaborar um briefing de marketing completo para suas campanhas é fundamental para poder alcançar os resultados esperados, diminuir erros de interpretação e não exceder o orçamento. As perguntas ajudam, então, a dar diretrizes precisas para toda a campanha.

  • O quê?: qual é o objetivo da campanha? Existe algum resultado concreto esperado?
  • Por quê?: qual é a necessidade que precisa ser sanada? Que dificuldade ou interesse motivou o objetivo? 
  • Quando?: qual é o cronograma da criação à veiculação?
  • Onde?: que setores estarão envolvidos? Onde serão as reuniões?
  • Quem?: quais são as pessoas responsáveis por cada tarefa em criação, mídia, aprovação etc.?
  • Como?: qual é a estratégia por trás da campanha? Que mídias e veículos serão utilizados?
  • Quanto?: qual é o orçamento da empresa para essa campanha?

Exemplo 2: vaga de emprego

Outra situação que pode levar a complicações é fazer um anúncio de emprego impreciso. Informações insuficientes ou dúbias podem acabar atraindo candidatos diferentes do que a vaga exige e gerar frustração para ambas as partes. Portanto, vale aplicar 5W2H também nesse caso.

  • O quê?: que tipo de vaga de trabalho será aberta? Com quais requisitos?
  • Por quê?: quais funções precisam ser preenchidas na empresa? Quais são os desafios do cargo?
  • Quando?: há um prazo limite para contratação? E para cada fase de seleção?
  • Onde?: em que ambiente essa pessoa vai atuar?
  • Quem?: já sabe quem será responsável por conduzir essa contratação? Alguém precisa dar aval?
  • Como?: qual será o procedimento de anúncio da vaga e de candidatura? Como serão as etapas de seleção?
  • Quanto?: qual é a faixa salarial para essa vaga?

Leia também: 3 estratégias para aumentar a performance do seu time de vendas

Vantagens de aplicar 5W2H no planejamento estratégico

Como vimos, essa é uma ferramenta prática para gerenciar projetos e tarefas. Ela pode ser usada nas mais várias situações da empresa e também na vida pessoal. Além disso, não requer equipamentos ou softwares especiais.

As grandes vantagens de aplicar 5W2H no seu negócio é que agiliza o planejamento e reduz erros de execução. Toda a equipe perde menos tempo pensando o que fazer, pois vai direto ao cerne da questão, e evita desgastes e atrasos no projeto com uma definição clara do que e como será feito.

Para quem se preocupa com gastos, é também uma forma de otimizar suas atividades com os recursos que já possui.

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